柳市分局、各国土所，局机关及直属各单位：

　　《乐清市国土资源局档案管理办法（试行）》已经局长办公会议通过，现印发给你们，请认真遵照执行。

　　乐清市国土资源局

　　2013年12月26日

　　乐清市国土资源局档案管理办法（试行）

　　一、总　则

　　第一条为进一步加强和规范国土资源档案查阅管理，促进档案管理工作的科学化和规范化，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国土资源部土地登记资料公开查询办法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部令第30号）、省国土资源厅《档案查阅规定》、《浙江省土地登记公开查询办法（试行）》、温州市国土资源局《档案查阅利用规定》，结合我局实际情况，特制定本办法。

　　第二条　本办法所指档案，是指经局档案室整理归档入库的各类资料，包括公文资料和业务资料。

　　第三条　机关、团体、企事业单位和其他组织以及中国公民查阅、利用乐清市国土资源档案的应遵循本办法。

　　第四条　机关、团体、企事业单位和其他组织以及中国公民凭单位介绍信、工作证、身份证等合法有效证明，可以利用已经开放的国土资源档案。

　　第五条　档案提供利用实行集中统一管理，具体由市局档案室负责。

　　二、档案查询

　　第六条　本系统工作人员因工作需要查阅档案，填写《档案查阅审批单（本系统）》（附件1），由所在科室（队、所）负责人批准，报办公室主任同意，档案管理人员审核登记后，可以在档案室内调阅、复制与本人工作有关的档案资料。

　　第七条　外系统单位或个人查阅自身的相关档案，须提供单位介绍信、查阅人有效证件，经档案管理人员审核登记后予以查阅。需要复制业务档案的，可复制作出行政行为结论的各类发文及结论性资料。

　　内部业务审批过程性资料，一般不予查阅复制。确需复印内部业务审批过程性资料的（审批表、身份证除外），填写《档案查阅审批单（外系统）》（附件2），须报局分管档案领导同意。

　　第八条　购买商品房（商铺）的个人或单位，查询原开发单位的档案：

　　（一）土地已登记总证的，为方便分割登记，可以凭本人身份证或本单位介绍信、房产证，查询复印土地登记记录、宗地草图；

　　（二）因历史原因，原开发单位未登记总证的，为方便办理土地登记、过户、抵押，可以凭本人身份证或本单位介绍信、房产证，自行核对、确认地块后，由档案室配合查询复印有关用地审批资料。

　　第九条　单位或个人查阅非自身或涉及第三方权益的档案，应当以纸质、数据电文等书面形式向本局政府信息公开工作领导小组办公室提出申请，并按局《政府信息公开办法》有关规定执行。

　　第十条　国家安全机关、公安、检察、法院、司法、纪检监察等部门因工作需要查阅档案的，须提供单位介绍信和有效证件，填写《档案查阅审批单（外系统）》（附件2），须报局分管档案领导同意后，可以调阅、复制有关档案资料。档案室工作人员应告知局长、纪检书记及相关分管领导。

　　第十一条　律师受当事人委托查阅当事人或利害关系人内部档案的，须提供法院出具的《立案调查令》、律师证、当事人委托证明等相关证明，填写《档案查阅审批单（外系统）》（附件2），经分管档案领导签字后予以查阅、复制。

　　外系统单位因工作需要查阅相关材料，须出具单位介绍信、本人身份证明等，按上述第十条规定予以审批查阅。

　　查阅有密级的档案，严格按保密有关规定执行。

　　三、档案借阅

　　第十二条　档案原则不外借，如本系统工作人员因工作需要（如法院审判需要出具原件的）确需外借的，填写《档案借阅审批单》（附件3），经所在科室（队、所）负责人批准后报局分管档案领导审批，再由档案室审核登记后方可借阅。

　　本系统工作人员非上述工作原因的，一律不予外借档案。

　　第十三条　国家安全机关、公安、检察、法院、司法、纪检机关单位因工作需要借阅档案的，建议整本复印；确需借阅档案的，须提供注明借阅档案的单位介绍信及有效证件，填写《档案借阅审批单》（附件3）经分管档案领导批准后，由档案室审核登记方可借阅。档案室工作人员应告知局长、纪检书记及相关分管领导。

　　第十四条　档案借阅期限原则为10个工作日，档案借阅使用完毕后，应及时办理归还手续。逾期需办理续借手续。如已借阅卷数超过两本（含两本）的应先归还原借阅档案，方可重新借阅新的档案。

　　四、档案移交和更正

　　第十五条　各科室（队、所）形成的档案材料应在次年六月底之前向档案室移交，如有特殊情况可半年移交一次。移交时做到材料完整、盖章齐全、内容准确、帐目一致，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

　　第十六条　土地登记、用地审批档案一般在登记办理完毕后一个月之内完成整理并移交至档案室。相关科室建立档案移交考核机制。

　　第十七条　档案原则上不予改动。对有下列情形本系统自纠需要的，启动档案更正简易程序，需填写《档案更正简易程序申请审批表》（附件4），经业务分管领导批准、档案分管领导同意后，方可更正。自纠材料作为原档案附件内容一并存档。

　　（一）违反程序实施的土地登记、用地审批；

　　（二）未对申请材料真实性进行形式审查实施的土地登记、用地审批；

　　（三）对登记、审批必需材料不齐全实施的土地登记、用地审批；

　　（四）其他存在被撤销、变更风险的土地登记、用地审批。

　　（五）其他需要纠正的情形。

　　五、档案利用

　　第十八条　查询档案只能在局档案室进行。查询人应保持档案资料的完好和整洁，不得在档案资料上勾画、圈点、划线、注记、涂改或拆页等。查询人违反上述规定的，工作人员予以制止和纠正；拒不改正的，可以拒绝提供查询和鉴证；造成损失的，查询人应当承担赔偿责任。

　　第十九条　查询人对查询的原始登记资料内容有保密的义务，不得泄漏当事人的隐私或商业秘密。

　　第二十条 查询人非法使用查询结果，给当事人造成损失的，应当依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

　　第二十一条　档案管理人员要严格按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定遵守保密守则，并切实加强保管措施,定期检查档案,确保档案安全存放。

　　六、附　则

　　第二十二条　有下列行为之一的，根据《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部令第30号）有关规定，对有关责任人员，给予相应的处分：

　　（一）涂改、撕页、伪造档案的；

　　（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。

　　第二十三条　查询部门的工作人员违反本办法规定，玩忽职守、严重失职、出具虚假证明的，依法给予行政处分；造成损失的，依法追究当事人的行政责任；触犯刑律的，依法追究刑事责任。具体行为参照《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部令第30号）处置。

　　第二十四条　土地登记资料公开查询参照乐土资发[2006]37号文件要求执行。如与本办法有冲突的，以本办法为准。

　　第二十五条　本办法自发布之日起施行。

　　附件：１.《档案查阅审批单（本系统）》

　　２.《档案查阅审批单（外系统）》

　　３.《档案借阅审批单》

　　４.《档案更正简易程序申请审批表》